30 طريقة لإدارة التوتر في مكان العمل
المتقلبة، وغير المؤكدة، والمعقدة، والغامضة (VUCA) هي الطريقة التي يصف بها الاستراتيجيون مكان العمل الحديث. كما أن كل شيء يتحرك بسرعة أكبر. فالعديد من إجراءات العمل التي كانت تستغرق أسابيع - الرسائل، وإعداد التقارير، والسفر - أصبحت الآن فورية. البشر ليسوا مجهزين لهذا الهجوم المضطرب من المعلومات والآراء والأخبار والمنافسة والتشتت. يشعر الكثيرون بالإرهاق والانشغال والتوتر. إن إلقاء نظرة سريعة على ارتفاع معدلات القلق والاكتئاب واضطرابات الانتباه ومشاكل النوم وصراع العلاقات والحالات الصحية المرتبطة بالتوتر، لن يترك لك أي شك في أن مكان العمل يعاني من مشكلة كبيرة. إليك أهم ثلاثين توصية. سنعمل من خلال اللغة والقيادة والإيقاع والثقافة والمسؤولية الشخصية.
اللغة
1. توقف عن استخدام كلمة "الإجهاد" بأسرع ما يمكن. إنها لغة ركيكة من شأنها أن تربك الجميع. فاللغة في مكان عملك خفية لكنها قوية. استخدمها بشكل صحيح.
2. عرّف الضغط الخارجي على أنه تحدٍ (وليس على أنه "ضغط"). عندما تكون الأمور متقلبة ومليئة بالتحديات، دع الناس يعلمون أن الأمور شديدة "هناك" وأن لديك تحديات يجب مواجهتها.
3. عندما تشعر بالتحدي ولكنك ما زلت متحمسًا ونشيطًا دع الناس يعرفون أنك منخرط تمامًا (لا تقل "متوتر" أبدًا). إذا كنت في قمة نشاطك، قل "مسترخيًا flow".
4. عندما تشعر بالإرهاق وعدم الارتياح والضعف، فأنت "مكروب". فالضيق هو المعاناة ويؤدي إلى نتائج عكسية. الضيق هو نظام إنذار الجسم. عليك أن تسمعه وتتخذ إجراءً للارتداد.
5. حدد الفرق بين الضائقة الحادة والمزمنة. إن نوبات الضيق العرضية والقصيرة هي أمر طبيعي وتكيّفي. هذا هو التوتر الحاد الذي يحدث مع إنذار الحريق. أما الضيق المستمر والمتواصل فهو غير طبيعي وخطير. ربما يكون هذا الضيق المزمن هو الخطر الأكبر على موظفيك وعملك. إنه اضطراب الصحة النفسية في عصرنا الحالي.
6. كن واضحا أن نقيض الضيق هو عدم فك الارتباط. فالحل هو الفعالية المريحة. والسؤال الذي يجب طرحه هو "كيف نعود إلى الفعالية المريحة بسرعة.
القيادة
7. يبدأ الحل من القمة بالتبسيط. وأسرع طريقة لحل المشكلة هي أن يفرض القادة الوضوح. تحديد الهدف والنتائج الرئيسية اللازمة لتأمينها. إزالة التشتت وتضارب الأهداف من الأعلى إلى الأسفل.
8. يجب على القادة والفرق توضيح الإجراءات الرئيسية لكل يوم والتي ستدعم النتائج المرجوة. فبدلاً من إنجاز شيء واحد بشكل جيد كل يوم، يفضل إنجاز شيء واحد بشكل جيد بدلاً من إحراز تقدم بسيط في عشرة أشياء.
9. يجب على القادة والمديرين أن يتعلموا كيفية تقديم نموذج للسلوك الهادئ والمحترم والمركّز. فعندما يُظهر القادة الغضب وخيبة الأمل والخوف فإن الاضطراب يعم المنظمة.
10. كن شديد التركيز في جميع الاجتماعات والعمل الجماعي. أزل الأجهزة والفوضى. تعدد المهام غير فعال بشكل كبير. فنحن نهدر كميات هائلة من الطاقة الذهنية بتبديل الانتباه. فمتوسط الجيل الأول يبدل انتباهه كل 19 ثانية. ويتبع ذلك الحمل الزائد والانسحاب والضيق.
الإيقاع
11. ساعد موظفيك على تصميم واتباع إيقاعات يومية. يكون العمل فعالاً على دفعات من الكثافة العالية في تركيز واحد. يجب أن يتعلم كل شخص متى يحتاج إلى أخذ قسط من الراحة السريعة والفعالة. على سبيل المثال، التركيز لمدة 40 دقيقة تليها 3 دقائق من المشي والتمدد.
12. احرص على أن يستيقظ الناس في استراحات الشاي والغداء. وإذا أمكن الخروج إلى الخارج للحصول على بعض الضوء الطبيعي والمشي لفترة وجيزة خلال فترة الغداء.
13. تفاوض على الأوقات أو الإشارات لتقليل المقاطعات غير المرغوب فيها. كن حازمًا مع أولئك الذين لا يحترمون الاندفاعات المركزة.
14. شجعوا على عقد اجتماعات يومية لكل مجموعة عمل. وينبغي أن تكون هذه الاجتماعات في نفس الوقت ويفضل أن تكون في بداية اليوم. تواصلوا كبشر ثم شاركوا هدفكم الرئيسي لهذا اليوم.
15. اجعل الاجتماعات قصيرة
16. النظر في تخصيص ساعات خالية من الاجتماعات خلال اليوم حتى يتسنى لهم التخطيط لإنجاز أعمالهم.
17. الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل على دفعات قصيرة لا تزيد عن أربع مرات في اليوم.
18. اعمل على مستند أو منصة واحدة في كل مرة. استخدم وضع الطائرة عندما تستطيع.
الثقافة
19. يتمثل الدور الرئيسي لمجلس الإدارة وفريق القيادة في تقديم نموذج للسلوكيات التي تحدد ثقافة مؤسستك. فالصدق والاحترام هما أساس الثقافة. اطلب الصدق وتوقع أن يعامل الجميع باحترام.
20. ضع معايير عالية للتحكم في الانفعالات. تخلق نوبات الغضب (الصراخ) والحزن (البكاء) والخوف (التجنب أو الذعر) موجات من الضيق تتردد أصداؤها لعقود. احرص على أن يعرف الجميع كيفية كبح جماح نوبات الغضب والهدوء وإجراء محادثة صريحة بناءة.
21. كن مبادرًا وسخيًا في الاعتذار. نحن بشر ونرتكب الأخطاء. كن شجاعًا ومتواضعًا. كن مبادرًا على الفور عندما تتصرف بدون صدق أو احترام.
22. Former موظفيك في التعاطف. التعاطف هو جوهر التواصل والتعاون والابتكار والفرق عالية الأداء. ويتطلب التعاطف أن تكون حاضرًا جسديًا ومتأقلمًا عاطفيًا وقادرًا على أخذ وجهة نظر الآخرين. إذا شعر الناس أنه يتم الاستماع إليهم وفهمهم، فإن الضيق يقل بشكل كبير.
23. الأشخاص Former في التأثير وأساليب التواصل. يتطلب التنوع en milieu professionnel أن نتعلم كيفية فهم وجهات النظر والأساليب المختلفة والتواصل معها. هذه ليست تشخيصات جامدة. يمكننا أن نتعلم كيف نتعرف على الأنماط المختلفة وكيف نتكيف ونكون أكثر مرونة مع أنماطنا الخاصة.
24. Former شعبك في حل النزاعات. التفاعلات البشرية فوضوية وسيحدث النزاع. الصراع هو سبب رئيسي للضيق والمرض النفسي. يمكن إدارته. أظهر للناس كيفية الاختلاف والنقاش وحل الخلافات باحترام دون المساس بالحقيقة والاحترام والتعاطف.
المسؤولية الشخصية
25. كن واضحًا في توقعاتك بأنك تتوقع أن يعرف الناس كيف يرتدون، ويتعافون، ويسترخون ويسترخون ويجددون نشاطهم. وبينما يشكل العمل مصدراً هاماً للضيق، فإن الأسرة والصحة والمالية تلعب دوراً في ذلك. ومن الحلول المهمة لمشكلة الضيق المسؤولية الشخصية عن تخصيص الوقت وممارسة الحلول.
26. تأكد من أن مؤسستك توفر الموارد اللازمة لدعم الارتداد والتعافي الفعال. بما في ذلك التقييمات وورش العمل والتدريب الرقمي والنصائح العملية والتدريب (أو برنامج المساعدة على التعافي من الإدمان).
27. تأكد من أن أفرادك يدركون أهمية النوم. بعد الوقت المفرط في استخدام الأجهزة، يعد اضطراب النوم سببًا رئيسيًا للقلق والاكتئاب (الضيق). النوم الجيد ليلاً في الوقت المناسب هو الحل الأساسي.
28. تدريب أفرادك Former على المهارات القائمة على الأدلة على الاسترخاء والتحكم في التنفس وتنظيم الانفعالات وتدريب الانتباه. نوصي بتجنب الكلمات المربكة التي قد تسبب احتكاكًا دينيًا أو فلسفيًا. قدم للناس كل دعم ممكن لبناء الممارسات الصحيحة في حياتهم. شجع الممارسة en milieu professionnel.
29. تعميم مفهوم التبديل الذكي. يبقى الكثير منا في شبكة العمل خلال المساء وعطلة نهاية الأسبوع. وبينما يتعلم الناس كيفية التحول من العمل إلى المنزل والأسرة، ستتعزز المرونة.
30. شجع الضحك. لا تكن جاداً جداً. ربما يحتاج كل مكان عمل إلى مهرج.
